So kriegen Sie Ihren Arbeitsberg abgearbeitet!

Wenn der Arbeitstag nicht reicht, alle Aufgaben bis zum Dienstschluss zu erledigen, dann KANN das auch daran liegen, dass Sie kein optimales Zeitmanagement haben.

Viele von uns kennen das: Wir verlassen abends das Büro und obwohl wir den ganzen Tag konzentriert gearbeitet haben, scheint die Arbeit nicht bzw. nur unvollständig erledigt. Das kann dazu führen, dass wir diesen Gedanken „mit nach Hause nehmen“ und ihn bis zum Dienstbeginn am nächsten Tag nicht aus dem Kopf bekommen. Dies führt unweigerlich zu Stress und ist gewiss nicht gesund!

Gerade wenn die Arbeit sich auf Ihrem Tisch türmt und täglich mehr wird, ist es umso wichtiger, eine Vorgehensweise zu verwenden, die Ihnen hilft die Arbeitszeit klug zu nutzen. Es geht dabei nicht nur um Ihre Effizienz und Effektivität als ArbeitnehmerIn, es geht in gleichem Maße auch darum, dass Sie abends mit dem Bewusstsein und einem „guten Gefühl“ nach Hause gehen. Nur dann kann ein Feierabend auch wirklich erholsam sein.

Wir werden Ihnen unter dem Schlagwort „Zeitmanagement“ praxis-erprobte und einfache Methoden vorstellen, die Ihnen wirklich gute Dienste leisten können.

Bevor wir Ihnen heute die erste Methode vorstellen, wollen wir auf die Ursachen schauen. Es sind im Wesentlichen drei Aspekte, die eine Rolle spielen.

1. Die objektive Arbeitsmenge
2. Multitasking versus Konzentration
3. Kategorisierung und Priorisierung der Aufgaben

Nehmen für den Anfang an, die „objektive Arbeitsmenge“ ist vorgegeben und damit von Ihnen nicht beeinflussbar. Kommen wir zum Punkt 2: Multitasking. Jeden Moment kann das Telefon klingeln, der Vorgesetzte mit einem Auftrag, ein Kollege mit einer Frage bei Ihnen am Tisch stehen und natürlich auch der Maileingang neue Nachrichten verkünden. Und, Hand aufs Herz, liegt während Ihrer Arbeitszeit Ihr privates Smartphone allzeit griffbereit auf Ihrem Tisch? Viele von uns beantworten dies mit ja. Und natürlich gibt es dafür gute Gründe, manchmal ist es aber einfach auch nur die Gewohnheit „ständig und überall“ erreichbar zu sein und – fast noch wichtiger – unmittelbar und unverzüglich reagieren zu müssen.

„Pomodoro-Technik“

Heute möchten wir Ihnen die „Pomodoro-Technik“ vorstellen. Sie klingt fast albern einfach und genau darin liegt ihr Charme und ihre Wirksamkeit begründet.

Wir schreiben hier nur über Techniken und Erfahrungen, die wir selbst gemacht haben. Finden Sie für sich heraus, ob die Methoden, die wir Ihnen vorstellen bei Ihnen ebenso tolle Ergebnisse produzieren wie bei uns und vielen anderen. Ich selbst kann sagen, dass ich heute dank dieser Technik deutlich mehr in deutlich kürzerer Zeit erledige.

Wie also funktioniert die Pomodoro-Technik?

Zunächst, wir verdanken diese Technik Francesco Cirillo, der sie in den 1980er Jahren erfunden hat. Sein Leitsatz lautet:

„Der Fokus bei einer Tätigkeit führt zum Erfolg.“

Wir behaupten nicht, dass die Technik bei jedem und in jeder Situation anwendbar ist. Wir sind aber überzeugt davon, jeder von uns Arbeitsbereiche hat, in denen sie gute Dienste leisten kann. Es bleibt bei Ihnen herauszufinden, welche Bereiche das sind.

Okay, los geht’s:  Was brauchen Sie dafür und genau gehen Sie vor?

Wenn Sie es original-getreu machen wollen, dann brauchen Sie eine Eier-/Küchenuhr, die wie eine Tomate aussieht (Pomodoro heißt auf Italienisch Tomate). Natürlich tut es auch jede Stoppuhr oder der Timer Ihres Smartphones.

Dann brauchen Sie einen Notizzettel und einen Bleistift.

Pomodoro-Technik – Die 6-Schritt-Anleitung

Schritt 1: 25-Minuten-Aufgabe notieren

Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie erledigen wollen. Schreiben Sie diese als Stichwort mit dem Bleistift auf den Notizzettel. Es ist egal, um was für eine Aufgabe es sich handelt, wichtig ist, dass sie Ihre volle Konzentration und Aufmerksamkeit erfordert.

Übrigens, es macht einen Unterschied, ob Sie dies wirklich handschriftlich mit Stift und Zettel machen oder ob Sie es mit Ihrer Tastatur tippen. Die Neuro-Wissenschaften bzw. die Gehirnforschung haben gezeigt, dass das Schreiben mit der Hand „erste wichtige Motivationsmarker in unserem Gehirn setzt und Klarheit schafft – auf dem Papier und im Nervensystem“[1]. Auch Cirillo meinte festgestellt zu haben, dass sowohl das handschriftliche Aufschreiben auch also als Abhaken per Hand eine bessere Wirkung erzielt.

Schritt 2: Timer starten

Stellen Sie die Tomaten-Eieruhr oder Ihren sonstigen Timer auf 25 Minuten.

Schritt 3: 25 Minuten konzentriert arbeiten

Arbeiten Sie voll konzentriert und – das ist wichtig – ohne Unterbrechung, bis die „Tomate klingelt“. Vermeiden Sie jede Art einer möglichen Störung. Falls Sie unterbrochen werden, müssen Sie leider abbrechen und die 25-Minuten-Einheit von vorne beginnen. Sollte Ihnen in dieser Pomodoro-Einheit etwas Wichtiges einfallen, das Sie später erledigen wollen oder eine Idee, die Sie nicht vergessen wollen, schreiben Sie es stichwortartig auf einen Zettel und arbeiten dann gleich weiter. Dies gilt als eine „zulässige Unterbrechung“.

Schritt 4: Erledigung abhaken

Nun haken Sie die Aufgabe auf Ihrem Zettel ab oder – so mache ich es – streichen Sie es durch.

Ein schönes Gefühl, denn Sie haben ein gestecktes Ziel erreicht.

Schritt 5: Pause einlegen

Die zweite Belohnung ist eine kurze Pause, die aber einen eigenen Zweck erfüllt. Nach jeder Pomodoro-Einheit können Sie eine ca. fünfminütige Pause machen. Das können ein paar Schritte sein, die Sie gehen, das kann eine kleine Entspannungsübung sein oder auch ein kurzer Plausch mit Kollegen (oder „Schnack“, wie wir im Norden sagen 😉). Wichtig ist, dass Sie in diesen fünf Minuten an etwas anderes als die soeben durchgeführte Aufgabe denken.

Schritt 6: Nach jeweils 4 Einheiten eine längere Pause

Nach jeweils vier Einheiten gönnen Sie sich eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.

Für die Wirksamkeit der Technik sind die Pausen unverzichtbar. Unser Gehirn schaltet währenddessen auf Verarbeitung der neuen Informationen um und erholt sich für die nächsten Pomodoro-Einheiten.

Das war es schon – simpel und einfach, oder?

Warum ist das Arbeiten mit Pomodoro so anders?

Dank der Erkenntnisse der Gehirnforschung können wir heute beweisen, was wir schon länger „wussten“ (im Sinne von „erfahren, erlebt und gefühlt“). In der Pomodoro-Technik sind mehrere Erkenntnisse enthalten: Die Aufmerksamkeitsspanne von Menschen nimmt immer weiter ab (dank einer ständigen Informationsüberflutung und dem Irrglauben, wir müssten immer erreichbar sein und unverzüglich antworten / reagieren). Wir können uns nur für kurze Zeiteinheiten voll produktiv konzentrieren. Die Arbeit in kleine / kurze Einheiten zu unterteilen gibt uns das Gefühl, es leichter schaffen zu können. Die Arbeit bleibt „überschaubar“ und damit steuerbar. Als etwas gewöhnungsbedürftig empfand ich die „Zwangspausen“. Vielleicht auch deswegen, weil ich nicht immer das Gefühl hatte, schon eine Pause zu brauchen. Nun aber, da ich es mir angewöhnt habe, merke ich, wie die Leistungsfähigkeit zunimmt und ich am Abend weniger gestresst bin.

Ein weiterer Aspekt ist, dass Sie sich darin trainieren, die Zeitaufwände für anstehende Tätigkeiten zu schätzen. Auch das ist eine wichtige Übung. Für einige Aufgaben werden Sie natürlich mehrere Pomodoro-Einheiten benötigen. Es macht überhaupt nichts, wenn Sie sich am Anfang dabei auch mal so richtig verschätzen. Ganz im Sinne von „Übung macht den Meister“ werden Sie im Laufe der Zeit immer besser und Ihre Schätzungen zunehmend präziser. Wenn es Ihnen gelingt, sich wirklich vor Störungen zu schützen, werden Sie zwei positive Erfahrungen machen (so war es bei mir):

Sie werden erleben, wie viel produktiver Sie sind, wenn Sie unterbrechungsfrei arbeiten

Sie werden erleben, dass die Eliminierung von Unterbrechungen ein viel kleineres Problem darstellt, als Sie es vorher möglicherweise vermutet haben (es kann ja durchaus sein, dass es KollegInnen gibt, die davon „betroffen“ sind 😉)

Ich sprach oben von „Belohnung“ als es um die Pausen ging. Sehr hilfreich ist es auch, wenn Sie ganz ehrlich zu sich sind, wenn es darum geht, wenn Sie doch einmal während der 25 Minuten den Maileingang gecheckt haben – also selbst für eine Unterbrechung gesorgt haben. Vielleicht „dokumentieren“ Sie dies mit einem roten Strich oder einem ☹.. 😊

Für den Anfang empfehle ich Ihnen, 1-2 Stunden des Vormittags und 1-2 Stunden des Nachmittags mit Pomodoro-Einheiten zu planen. Es geht um eine langsame Gewöhnung, kleine Schritte der Veränderung sind oft leichter. Die positiven Erfahrungen werden Ihnen dazu verhelfen, Ihren ganzen Arbeitstag mit der Pomodoro-Technik zu planen – und durchzuführen.

Dieses geplante Vorgehen und die konsequente Umsetzung werden Sie nicht nur produktiver machen, Sie werden auch das Gefühl haben, die Zeit wirklich sinnvoll und ökonomisch genutzt zu haben. Der Tag ist nicht mehr „nach hinten offen“.


[1] https://www.adhibeo.de/was-wir-aus-der-gehirnforschung-fuer-einen-neustart-lernen-koennen/